Você provavelmente já sabe que sua empresa é obrigada a armazenar as Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) recebidas e emitidas por, no mínimo, cinco anos. Mas talvez seja uma novidade para você que não guardar os XMLs das NFes pode, sim, levar à prisão.
A Importância de Armazenar as Notas Fiscais
Desde sempre, é comum ouvirmos de nossos pais a importância de guardar documentos como comprovantes de pagamento e notas fiscais. Esse hábito, além de sábio, tem uma conexão direta com o seu negócio.
Toda transação comercial entre empresas deve ser acompanhada de uma Nota Fiscal, que precisa ser armazenada pelo período mínimo de cinco anos. Não cumprir essa exigência pode resultar em multas pesadas, que variam a partir de R$ 1.000,00 por XML, e até em processos criminais, com pena de prisão em casos graves.
Além disso, a falta do armazenamento correto pode prejudicar sua relação com clientes. Por exemplo, se um cliente solicitar a troca ou devolução de um item, é responsabilidade do fornecedor ter a cópia da Nota Fiscal.
Caso os XMLs sejam perdidos, a única forma de recuperá-los será através das chaves de autorização das NFes.
Como Evitar Problemas?
Diferente dos métodos tradicionais, como guardar DANFEs impressos em um armário ou criado-mudo, que são inseguros e de alto custo, o ideal é optar pelo armazenamento online.
Soluções digitais, como backups de segurança e serviços especializados, garantem a proteção dos seus dados fiscais e tornam o acesso a eles mais prático, tanto para sua empresa quanto para seu contador.
O VendasExternas Pode Ajudar
Sim! Com o VendasExternas, sua empresa conta com um recurso que armazena automaticamente as NFes emitidas, garantindo segurança e praticidade.
Benefícios do Sistema:
- Relatórios de Notas Fiscais: Controle detalhado, com status atualizado;
- Exportação em Lotes: Fácil exportação dos XMLs por períodos de data;
- Hospedagem Automática: Armazene suas notas fiscais de forma segura e acessível.
Outros Recursos do VendasExternas:
- Planejamento de rotas para vendedores;
- Carga de XMLs de NFes de remessa;
- Emissão de NFes em campo, com ou sem internet;
- Geração e impressão de boletos bancários;
- Integração total com o sistema de gestão interno da sua empresa.
Assista ao vídeo demonstrativo para entender como essa funcionalidade funciona na prática.
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